ANÁLISE DE RISCO

Os procedimentos de controlo interno devem estar fundamentados em uma análise de risco prévia. Esta análise de risco deverá documentar-se por escrito.

Esta análise deve identificar e avaliar os riscos da entidade obrigada em função do tipo de clientes, países ou zonas geográficas, produtos, serviços, operações, etc. Para isso, deve ter em consideração o tipo de relação de negócios, o volume das operações, etc.

A análise dos riscos deve ser revisada periodicamente, especialmente quando exista uma mudança significativa que possa influenciar no nível de risco (por exemplo, uma modificação na normativa). Além disso, será obrigatório quando se faça o lançamento de um novo produto, quando se execute uma nova atividade sujeita à aplicação da LPBC/FT, etc.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

As entidades obrigadas devem elaborar um manual de prevenção do branqueamento de capitais no qual ficará documentado o sistema de controlo interno.

O conteúdo mínimo do manual deve conter:

1. Política de aceitação de clientes, indicando com precisão os clientes que representam risco acima da média e as medidas a serem adotadas para mitigar esses riscos, incluindo como medidas a recusa de estabelecer relações comerciais, de realizar operações ou o término da relação comercial.
2. Procedimento estruturado para a aplicação de medidas de due diligence a novos clientes, que inclui a documentação e informações necessárias.
3. Procedimento estruturado para a aplicação de medidas de due diligence a clientes existentes, que terá em consideração, se for caso disso, as medidas anteriormente aplicadas e a adequação dos dados obtidos.
4. Uma lista de fatos ou operações que, pela sua natureza, podem estar relacionadas com o branqueamento de capitais ou o financiamento do terrorismo.
5. Descrição detalhada dos fluxos internos de informação, com instruções precisas sobre como proceder em relação a fatos ou operações que, pela sua natureza, possam estar relacionados com branqueamento de capitais ou financiamento do terrorismo.
6. Procedimento de detecção de fatos ou operações sujeitas a exame especial, com descrição das ferramentas ou aplicações informáticas implementadas e dos alertas estabelecidos.
7. Um procedimento de exame especial estruturado, descrevendo as fases do processo de análise e as fontes de informação a utilizar, bem como a obrigação de formalizar por escrito o resultado do exame e as decisões tomadas.
8. Descrição detalhada do funcionamento dos órgãos de controlo interno, que incluirá sua composição, competências e periodicidade de suas reuniões.
9. As medidas destinadas a assegurar o conhecimento dos procedimentos de controlo interno por parte dos dirigentes, colaboradores e agentes da entidade obrigada, incluindo a sua divulgação periódica e a realização de acções de formação de acordo com um plano anual.
10. As medidas a serem adotadas para verificar o cumprimento dos procedimentos de controlo interno por administradores, funciários e colaboradores.
11. Os requisitos e critérios para a contratação de colaboradores.
12. Um procedimento de verificação periódica da adequação e eficácia das medidas de controlo interno. Nas entidades reguladas que tenham um departamento de auditoria interna, esta função de verificação corresponderá a ele.
13. Atualização periódica das medidas de controlo interno, em função dos desenvolvimentos observados no setor e da análise do perfil empresarial e operacional do sujeito obrigado.
14. Um procedimento de conservação de documentos que garante a sua correta gestão e disponibilização imediata.

ÓRGÃOS DE CONTROLO INTERNO

Responsável pela execução da LPBC/FT

O artigo 13.º da LPBC/FT prevê a exigibilidade, por parte das autoridades setoriais, da designação de um membro do órgão de administração responsável pela execução do disposto na lei e na regulamentação que a concretiza, sem prejuízo da responsabilidade individual e colegial dos demais membros do órgão de administração.

Órgão de Controlo Interno

As entidades obrigadas devem nomear um OCI (órgão de controlo interno), que deverá contar com representação das diferentes áreas de negócio da entidade obrigada, e que vai ser responsável pela aplicação das políticas e procedimentos de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo.

Este OCI será o responsável de realizar o exame especial das operações susceptíveis de estarem relacionadas com o branqueamento de capitais ou financiamento do terrorismo.

 

A normativa em matéria de PBC e FT, impõe às entidades obrigadas o dever de conservação da documentação. Este dever consiste na obrigatoriedade de conservar, por um periodo de 7 anos:

 

1. após o momento em que a identificação do cliente se processou ou, no caso das relações de negócio, após o termo das mesmas: – as cópias, registos ou dados eletrónicos extraídos de todos os documentos que obtenham ou lhes sejam disponibilizados pelos seus clientes ou quaisquer outras pessoas, no âmbito dos procedimentos de identificação e diligência previstos na LBCFT; – a documentação integrante dos processos ou ficheiros relativos aos clientes e às suas contas, incluindo a correspondência comercial enviada; – quaisquer documentos, registos e análises, de foro interno ou externo, que formalizem o cumprimento do disposto na LBCFT;
2. a contar da execução das operações (mesmo que a eventual relação de negócio em que as mesmas se insiram termine antes de decorrido aquele prazo) e de modo a permitir a reconstituição das mesmas, os originais, cópias, referências ou quaisquer outros suportes duradouros, com idêntica força probatória, dos documentos comprovativos e dos registos das operações.

Os elementos sujeitos ao dever de conservação devem ser:

•  Guardados em suporte duradouro, com preferência por meios de suporte eletrónicos;
• Arquivados em condições que permitam a sua adequada conservação e fácil localização, bem como o imediato acesso aos mesmos, sempre que seja necessária a sua consulta internamente ou sejam solicitados pela Unidade de Informação Financeira, pelas autoridades judiciárias, policiais e setoriais e ainda pela Autoridade Tributária e Aduaneira.

A conservação da documentação é importante:

• Porque é um procedimento administrativo que devo realizar como entidade obrigada.
• Porque, além de ser una exigência estabelecida na LPBC/FT, conservando a documentação é possível acreditar que foram cumpridas todas as medidas de diligência e que foram aplicadas as políticas e procedimentos internos.

A LPBC/FT presta especial atenção às pessoas politicamente expostas (em adiante, PPE).

DEFINIÇÃO DE PESSOA POLITICAMENTE EXPOSTA

A LPBC/FT, no artigo 2.º, define “pessoas politicamente expostas”: são as pessoas singulares que, em qualquer país ou jurisdição, desempenhem, ou tenham desempenhado nos últimos doze meses, as seguintes funções públicas proeminentes de nível superior:

• Chefes de Estado, chefes de Governo e membros do Governo, designadamente ministros, secretários e subsecretários de Estado ou equiparados;
• Deputados;
• Juízes do Tribunal Constitucional, do Supremo Tribunal de Justiça, do Supremo Tribunal Administrativo, do Tribunal de Contas, e membros de supremos tribunais, tribunais constitucionais e de outros órgãos judiciais de alto nível de outros estados e de organizações internacionais;
• Representantes da República e membros dos órgãos de governo próprio de regiões autónomas;
• Provedor de Justiça, Conselheiros de Estado, e membros da Comissão Nacional da Proteção de Dados, do Conselho Superior da Magistratura, do Conselho Superior dos Tribunais Administrativos e Fiscais, da Procuradoria-Geral da República, do Conselho Superior do Ministério Público, do Conselho Superior de Defesa Nacional, do Conselho Económico e Social, e da Entidade Reguladora para a Comunicação Social;
• Chefes de missões diplomáticas e de postos consulares;
• Oficiais Generais das Forças Armadas em efetividade de serviço;
• Presidentes e vereadores com funções executivas de câmaras municipais;
• Membros de órgãos de administração e fiscalização de bancos centrais, incluindo o Banco Central Europeu;
• Membros de órgãos de administração e de fiscalização de institutos públicos, fundações públicas, estabelecimentos públicos e entidades administrativas independentes, qualquer que seja o modo da sua designação;
• Membros de órgãos de administração e de fiscalização de entidades pertencentes ao setor público empresarial, incluindo os setores empresarial, regional e local;
• Membros dos órgãos executivos de direção de partidos políticos de âmbito nacional ou regional;
• Diretores, diretores-adjuntos e membros do conselho de administração ou pessoas que exercem funções equivalentes numa organização internacional.

MEDIDAS A ADOTAR

A LPBC/FT estabelece procedimentos e sistemas de informação específicos a aplicar no caso de que intervenha na operação uma PPE. As pessoas politicamente expostas integram o conjunto de situações expressamente definidas pela LBCFT como obrigatoriamente sujeitas a medidas reforçadas de identificação e diligência por parte das entidades obrigadas. Neste sentido, o artigo 39.º da LPBC/FT estabelece que devem as entidades obrigadas (em complemento dos procedimentos normais de identificação e diligência):

• a) Detetar a qualidade de “pessoa politicamente exposta”, adquirida em momento anterior ou posterior ao estabelecimento da relação de negócio ou à realização da transação ocasional, com base nos procedimentos ou sistemas de informação previstos no artigo 19.º da LBCFT.
• b) Assegurar a intervenção de um elemento da direção de topo para aprovação: – do estabelecimento de relações de negócio ou da execução de transações ocasionais; – da continuidade das relações de negócio em que a aquisição da qualidade de “pessoa politicamente exposta” seja posterior ao estabelecimento da relação de negócio.
• c) Adotar as medidas necessárias para conhecer e comprovar a origem do património e dos fundos envolvidos nas relações de negócio, nas transações ocasionais ou nas operações em geral.
• d) Monitorizar em permanência e de forma reforçada as relações de negócio, tendo particularmente em vista identificar eventuais operações que devam ser objeto de comunicação e adotar outras medidas reforçadas ou intensificar as medidas referidas sempre que o concreto risco acrescido da relação de negócio ou da transação ocasional se revele particularmente elevado.

Estas medidas reforçadas de identificação e diligência são igualmente aplicáveis às relações de negócio ou transações ocasionais com clientes, representantes ou beneficiários efetivos que sejam: a)  Membros próximos da família das pessoas politicamente expostas, considerando-se como tal:

• os ascendentes e descendentes diretos em linha reta de pessoa politicamente exposta;
• os cônjuges ou unidos de facto de pessoa politicamente exposta;
• os cônjuges ou unidos de facto dos ascendentes e descendentes diretos em linha reta de pessoa politicamente exposta.

b)  Pessoas reconhecidas como estreitamente associadas a pessoas politicamente expostas, considerando-se como tal:

• qualquer pessoa singular, conhecida como comproprietária, com pessoa politicamente exposta, de uma pessoa coletiva ou de um centro de interesses coletivos sem personalidade jurídica;
• qualquer pessoa singular que seja proprietária de capital social ou detentora de direitos de voto de uma pessoa coletiva, ou de património de um centro de interesses coletivos sem personalidade jurídica, conhecidos como tendo por beneficiário efetivo pessoa politicamente exposta;
• qualquer pessoa singular, conhecida como tendo relações societárias, comerciais ou profissionais com pessoa politicamente exposta.

 

IMPORTANTE:

Devemos identificar, nas nossas operações, se o próprio cliente ou qualqer interveniente pode ser considerado PPE.

Constitui contraordenação a ausência, inadequação ou incompletude dos procedimentos, sistemas de informação e mecanismos que permitam, atempadamente, aferir ou detetar as qualidades de «pessoa politicamente exposta», «membro próximo da família», «pessoa reconhecida como estreitamente associada» e «titular de outro cargo político ou público» e identificar o inerente grau de risco, em violação do disposto no artigo 19.º e nas correspondentes disposições regulamentares.

A LPBC/FT indica que as entidades obrigadas devem recusar iniciar relações de negócio, realizar transações ocasionais ou efetuar outras operações, quando não obtenham:

1. Os elementos identificativos e os respetivos meios comprovativos previstos para a identificação e verificação da identidade do cliente, do seu representante e do beneficiário efetivo, incluindo a informação para a aferição da qualidade de beneficiário efetivo e da estrutura de propriedade e de controlo do cliente; ou
2. A informação sobre a natureza, o objeto e a finalidade da relação de negócio.
6. Igualmente, as entidades obrigadas devem abster-se de executar qualquer operação ou conjunto de operações, presentes ou futuras, que saibam ou que suspeitem poder estar associadas a fundos ou outros bens provenientes ou relacionados com a prática de atividades criminosas ou com o financiamento do terrorismo.

IMPORTANTE:

1. A entidade obrigada procede de imediato à respetiva comunicação, informando a DCIAP e a Unidade de Informação Financeira que se absteve de executar uma operação ou conjunto de operações.

2. Não se deve operar com nenhum cliente que se recuse a aportar a documentação requerida em aplicação das medidas de diligência devida.