CAPÍTULO 14: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
La normativa en materia de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, impone a los sujetos obligados el deber de conservación de la documentación.
Por ello, los sujetos obligados deberán conservar durante un plazo de 10 años a contar desde la ejecución de la operación o, finalización de la relación de negocio;
- Toda la documentación obtenida o generada en aplicación de las medidas de diligencia.
- Los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio
Finalizado este plazo de 10 años, deberá procederse a su destrucción.
La conservación de los documentos deberá realizarse en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos cuando:
- Se trate de las copias de los documentos fehacientes de identificación formal.
- Los documentos acreditativos de la realización de operaciones de ingreso, retirada o traspaso de fondos desde una cuenta en una entidad de crédito y los que acrediten la orden o recepción de transferencias de fondos realizadas en entidades de pago u operaciones de cambio de moneda.
El sistema de archivo debe asegurar siempre la adecuada gestión y disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades.
Por último indicar que, transcurridos cinco años desde la finalización de la operación o relación de negocio, sólo podrán acceder a los documentos: los miembros del Órgano de Control Interno, el Representante ante el Servicio Ejecutivo y las personas autorizadas por el Órgano de Control Interno para la defensa legal del sujeto obligado.
¿Por qué es importante la conservación de la documentación Porque es un trámite administrativo al que estoy obligado como sujeto obligado y, además conservando la documentación puedo acreditar que he cumplido con el resto de medidas de diligencia y he aplicado las políticas y procedimientos internos.
