CAPÍTULO 16: MEDIDAS DE CONTROL INTERNO

Análisis de Riesgo

Los procedimientos de control interno deberán estar fundamentados en un análisis de riesgos previo. Este análisis de riesgo deberá documentarse por escrito.

Este análisis deberá identificar y evaluar los riesgos del sujeto obligado por tipos de clientes, países o áreas geográficas, productos, servicios, operaciones. etc. Para ello, deberá tener en cuenta el tipo de relación de negocios, el volumen de las operaciones, etc.

El análisis de riesgos deberá ser revisado periódicamente, en especial cuando exista un cambio significativo que pudiera influir en el nivel de riesgo (por ejemplo, una modificación normativa). Además será obligatorio cuando se lance un nuevo producto, se realice una nueva actividad que quede sujeta a la aplicación de la Ley, etc.

Manual de Procedimientos de Prevención

Los sujetos obligados deben elaborar manual de prevención de blanqueo de capitales donde quedarán documentados los procedimientos de control interno.

El contenido mínimo del Manual debe comprender los siguientes aspectos:

1. Política de Admisión de Clientes, indicando de forma precisa los clientes que suponen un riesgo superior al promedio y, las medidas a adoptar para mitigar estos riesgos, incluyendo como medidas, la negativa a establecer relaciones de negocio, a ejecutar operaciones o la terminación de la relación de negocios.
2. Procedimiento estructurado de aplicación de medidas de diligencia debida a nuevos clientes, que incluya la documentación e información exigibles.
3. Procedimiento estructurado de aplicación de las medidas de diligencia debida a los clientes existentes, que tendrá en cuenta, en su caso, las medidas aplicadas previamente y la adecuación de los datos obtenidos.
4. Una relación de hechos u operaciones que, por su naturaleza, puedan estar relacionados con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.
5. Una descripción detallada de los flujos internos de información, con instrucciones precisas sobre cómo proceder en relación con los hechos u operaciones que, por su naturaleza, puedan estar relacionados con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.
6. Un procedimiento para la detección de hechos u operaciones sujetos a examen especial, con descripción de las herramientas o aplicaciones informáticas implantadas y de las alertas establecidas.
7. Un procedimiento estructurado de examen especial, debiendo describirse las fases del proceso de análisis y las fuentes de información a emplear, así como la obligación de formalizar por escrito el resultado del examen y las decisiones adoptadas.
8. Una descripción detallada del funcionamiento de los órganos de control interno, que incluirá su composición, competencias y periodicidad de sus reuniones.
9. Las medidas para asegurar el conocimiento de los procedimientos de control interno por parte de los directivos, empleados y agentes del sujeto obligado, incluida su periódica difusión y la realización de acciones formativas de conformidad con un plan anual.
10. Las medidas a adoptar para verificar el cumplimiento de los procedimientos de control interno por parte de los directivos, empleados y agentes.
11. Los requisitos y criterios de contratación de agentes.
12. Un procedimiento de verificación periódica de la adecuación y eficacia de las medidas de control interno. En los sujetos obligados que dispongan de departamento de auditoría interna corresponderá a éste dicha función de verificación.
13. La periódica actualización de las medidas de control interno, a la luz de los desarrollos observados en el sector y del análisis del perfil de negocio y operativa del sujeto obligado.
14. Un procedimiento de conservación de documentos que garantice su adecuada gestión e inmediata disponibilidad.

Órganos de Control Interno

Representante ante el SEPBLAC

El Representante ante el SEPBLAC, es el responsable del cumplimiento de las obligaciones de información (comunicación de operaciones, recepción de requerimientos, etc).

El Representante deberá ser (salvo las excepciones recogidas en la normativa) una persona residente en España que ejerza cargo de administración o dirección de la sociedad.

Su nombramiento se efectuará mediante el Formulario F22 disponible en la página web del SEPBLAC junto con la siguiente documentación:

1. Documento que acredite que el Representante ha sido nombrado por el Órgano de Dirección del sujeto obligado (certificación del Consejo u Órgano equivalente) y en el que debe mencionarse expresamente la la designación como «representante ante el Sepblac”.
2. Documento que acredite la firma del Representante (por ejemplo el DNI).
3. Descripción detallada de la trayectoria profesional (por ejemplo, currículum vitae).

Órgano de Control Interno

Los sujetos obligados deben establecer un Órgano de control interno (OCI), que deberá contar con representación de las distintas áreas de negocio del sujeto obligado, y que será responsable de la aplicación de las políticas y procedimientos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

Así mismo, será el órgano encargado de realizar el examen especial de operaciones susceptibles de estar relacionadas con el Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo.

Unidad Técnica de PBC

La Unidad Técnica es la encargada del tratamiento y el análisis de la información.