Conforme a lo estipulado en el artículo 31.bis.5 del código penal “La entidad, impondrá la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención”.
Por tanto, las entidades deben contar con una herramienta/ mecanismo interno, a través del cual, los miembros de la organización o terceros relacionados con la misma puedan n comunicar los actos indebidos o comportamientos contrarios a la normativa vigente o interna de la Entidad.
NORMATIVA
La necesidad sobre la implantación del Buzón Compliance, se incluye en diversas normas. Entre las más relevantes, son las siguientes:
Directiva 2019/1937, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
Garantiza la protección efectiva de las personas que informen sobre infracciones en materia de contratación pública, productos financieros, prevención de blanqueo de capitales, protección del medio ambiente, etc. Además, asegura que estos no tendrán ningún tipo de represalias por parte de la organización. Las comunicaciones deben hacerse a través de un canal interno.
Código Penal
El Código establece en su artículo 31 bis 2. 4º la “obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y la observancia del modelo de prevención”. Lógicamente, y de manera implícita, supone que las empresas deben proporcionar un canal a través del cual se pueda enviar la información.
Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo
Esta Ley establece en su artículo 26 bis la obligación de contar con procedimientos internos para que sus empleados, directivos o agentes puedan comunicar, incluso anónimamente, información relevante sobre posibles incumplimientos de esta ley, su normativa de desarrollo o las políticas y procedimientos implantados.
Actualmente, se encuentra pendiente de transposición de la DIRECTIVA (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión (“WHISTLEBLOWERS”).
PRINCIPIOS
En este apartado cobran especial relevancia los siguientes apartados:
- Sistema proporcional: conforme a la dimensión y necesidades de la empresa.
- Sistema documentado: una vez realizada la comunicación debe generarse un registro documentado y su análisis posterior deberá quedar reflejada en un documento.
- Sistema notificado: para la correcta aplicación y funcionamiento de la herramienta, ésta debe ser difundida a todos los miembros de la organización.
- Confidencialidad: la identidad del comunicante y los datos que se informen sobre una actuación irregular a través del Buzón Compliance, nunca serán revelados sin su consentimiento.
- Imparcialidad: se deberá asignar una persona o departamento imparcial para tramitar la comunicación.
- Diligencia: la tramitación se realizará de una manera diligente, salvaguardando los derechos de las partes implicadas en la comunicación.
- Plazo de respuesta razonable: debe darse una respuesta al denunciante sobre la tramitación de la denuncia en un plazo razonable, que no demore en exceso el procedimiento.
- Protección frente a represalias: en ningún caso la comunicación supondrá ningún tipo de represalias para el comunicante. Además, la empresa protegerá al mismo frente a posibles acciones de terceros.
NOTIFICACIÓN DEL BUZÓN COMPLIANCE
Notificación a empleados
La notificación podrá realizarse de acuerdo al siguiente procedimiento:
- Notificación vía e-mail a todos los empleados de la implantación del Buzón Compliance, así como de sus diferentes modos de acceso.
- Notificación con carácter, al menos anual, de un email recordándoles la existencia del Buzón Compliance y su funcionamiento.
Notificación a los proveedores
La comunicación a los proveedores se realizará a la firma del contrato. Además, el canal se publicitará , si fuera posible, en función del tamaño de la empresa, en su página web.
Notificación a los clientes
El canal se publicará y será accesible, si fuera posible, en función del tamaño de la empresa, en su página web.
Notificación a terceros
Siempre que la entidad lo considere oportuno, podrá tener acceso al buzón compliance, el público en general no incluido en los apartados anteriores.