La LPBC y FT y su reglamento de desarrollo, prestan especial atención a las personas con responsabilidad pública (en adelante, PRP).

DEFINICIÓN DE PERSONA CON RESPONSABILIDAD PÚBLICA

El artículo 14 de la LPBC y FT enumera quienes se consideran como PRP, son:

MEDIDAS A ADOPTAR

La LPBC y FT establece una serie de medidas a adoptar en el caso de que intervenga en una operación una PRP:

• Obtener información detallada de la actividad empresarial o profesional declarada, que permita justificar adecuadamente la procedencia de los fondos con los que llevará a cabo la operación o la relación de negocio y su razonabilidad y justificación económica y jurídica.
• Obtener la autorización directiva de un nivel superior al habitual para establecer o mantener relaciones de negocios. Se deberá establecer qué órgano de la sociedad, con conocimiento en materia de PBC, debe conocer de estas operaciones.
• Realizar un seguimiento reforzado y permanente de la relación de negocios con estos clientes.
• Crear un registro de PRP con las que operamos o hemos operado (sólo a los efectos de conocer que clientes son o han sido PRP, nunca para otros fines)

Estas medidas deberán aplicarse mientras ostenten dicha condición de PRP y, posteriormente, dos años después a que hayan dejado de desempeñar sus funciones. Transcurridos los dos años, se aplicarán medidas de diligencia debida en función del riesgo que presente por su antigua condición.

IMPORTANTE:

En una operación debemos identificar si el propio cliente o cualquiera de los intervinientes en la operación (avalistas, prestamistas, titulares reales, apoderados, etc.) tienen consideración de PRP.

El SEPBLAC ha indicado que los sujetos obligados deben preguntar a todos sus clientes si, ellos mismos o un tercer interviniente ostentan la condición de persona con responsabilidad pública. Esta declaración podrá efectuarse por escrito en la ficha de cliente (KYC) o mediante una declaración ad hoc (ej. vía mail), asimismo está declaración podrá verificarse por búsquedas realizadas en bases de datos externas o en buscadores de internet.

La normativa en materia de PBC y FT, impone a los sujetos obligados el deber de conservación de la documentación.

Por ello, los sujetos obligados deberán conservar durante un plazo máximo de 10 años a contar desde la ejecución de la operación o finalización de la relación de negocio:

1. Toda la documentación obtenida o generada en aplicación de las medidas de diligencia debida.
2. Los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio.

Finalizado este plazo de 10 años, deberá procederse a su destrucción.

La conservación de los documentos deberá realizarse en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos cuando:

• Se trate de las copias de los documentos fehacientes de identificación formal.
• Los documentos acreditativos de la realización de operaciones de ingreso, retirada o traspaso de fondos desde una cuenta en una entidad de crédito y los que acrediten la orden o recepción de transferencias de fondos realizadas en entidades de pago u operaciones de cambio de moneda.

El sistema de archivo debe asegurar siempre la adecuada gestión y disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades.

Por último indicar que, transcurridos cinco años desde la finalización de la operación o relación de negocio, sólo podrán acceder a los documentos: los miembros del OCI, el representante ante el Servicio Ejecutivo y las personas autorizadas por el OCI para la defensa legal del sujeto obligado.

¿Por qué es importante la conservación de la documentación?

• Porque es un trámite administrativo que debo realizar como sujeto Obligado.
• Porque, además de ser una exigencia establecida por la LPBC y FT, conservando la documentación puedo acreditar que he cumplido con el resto de medidas de diligencia y he aplicado las políticas y procedimientos internos.

ANÁLISIS DE RIESGO

Los procedimientos de control interno deberán estar fundamentados en un análisis de riesgos previo. Este análisis de riesgo deberá documentarse por escrito.

Este análisis deberá identificar y evaluar los riesgos del sujeto obligado por tipos de clientes, países o áreas geográficas, productos, servicios, operaciones. etc. Para ello, deberá tener en cuenta el tipo de relación de negocios, el volumen de las operaciones, etc.

El análisis de riesgos deberá ser revisado periódicamente, en especial cuando exista un cambio significativo que pudiera influir en el nivel de riesgo (por ejemplo, una modificación normativa). Además será obligatorio cuando se lance un nuevo producto, se realice una nueva actividad que quede sujeta a la aplicación de la LPBC y FT, etc.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Los sujetos obligados deben elaborar un manual de prevención de blanqueo de capitales donde quedarán documentados los procedimientos de control interno.

El contenido mínimo del manual debe comprender los siguientes aspectos:

1. Política de admisión de clientes, indicando de forma precisa los clientes que suponen un riesgo superior al promedio y, las medidas a adoptar para mitigar estos riesgos, incluyendo como medidas, la negativa a establecer relaciones de negocio, a ejecutar operaciones o la terminación de la relación de negocios.
2. Procedimiento estructurado de aplicación de medidas de diligencia debida a nuevos clientes, que incluya la documentación e información exigibles.
3. Procedimiento estructurado de aplicación de las medidas de diligencia debida a los clientes existentes, que tendrá en cuenta, en su caso, las medidas aplicadas previamente y la adecuación de los datos obtenidos.
4. Una relación de hechos u operaciones que, por su naturaleza, puedan estar relacionados con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.
5. Una descripción detallada de los flujos internos de información, con instrucciones precisas sobre cómo proceder en relación con los hechos u operaciones que, por su naturaleza, puedan estar relacionados con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.
6. Un procedimiento para la detección de hechos u operaciones sujetos a examen especial, con descripción de las herramientas o aplicaciones informáticas implantadas y de las alertas establecidas.
7. Un procedimiento estructurado de examen especial, debiendo describirse las fases del proceso de análisis y las fuentes de información a emplear, así como la obligación de formalizar por escrito el resultado del examen y las decisiones adoptadas.
8. Una descripción detallada del funcionamiento de los órganos de control interno, que incluirá su composición, competencias y periodicidad de sus reuniones.
9. Las medidas para asegurar el conocimiento de los procedimientos de control interno por parte de los directivos, empleados y agentes del sujeto obligado, incluida su periódica difusión y la realización de acciones formativas de conformidad con un plan anual.
10. Las medidas a adoptar para verificar el cumplimiento de los procedimientos de control interno por parte de los directivos, empleados y agentes.
11. Los requisitos y criterios de contratación de agentes.
12. Un procedimiento de verificación periódica de la adecuación y eficacia de las medidas de control interno. En los sujetos obligados que dispongan de departamento de auditoría interna corresponderá a éste dicha función de verificación.
13. La periódica actualización de las medidas de control interno, a la luz de los desarrollos observados en el sector y del análisis del perfil de negocio y operativa del sujeto obligado.
14. Un procedimiento de conservación de documentos que garantice su adecuada gestión e inmediata disponibilidad.

ÓRGANOS DE CONTROL INTERNO

Representante ante el SEPBLAC

El representante ante el SEPBLAC, es el responsable del cumplimiento de las obligaciones de información (comunicación de operaciones, recepción de requerimientos, etc).

El representante deberá ser (salvo las excepciones recogidas en la normativa) una persona residente en España que ejerza cargo de administración o dirección de la sociedad.

Su nombramiento se efectuará mediante el Formulario F22 disponible en la página web del SEPBLAC junto con la siguiente documentación:

1. Documento que acredite que el representante ha sido nombrado por el órgano de dirección del sujeto obligado (certificación del Consejo u órgano equivalente) y en el que debe mencionarse expresamente la designación como «representante ante el Sepblac”.
2. Documento que acredite la firma del representante (por ejemplo el DNI).
3. Descripción detallada de la trayectoria profesional (por ejemplo, currículum vitae).

Órgano de control Interno

Los sujetos obligados deben establecer un OCI, que deberá contar con representación de las distintas áreas de negocio del sujeto obligado, y que será responsable de la aplicación de las políticas y procedimientos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

Así mismo, será el órgano encargado de realizar el examen especial de operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.

Unidad Técnica de PBC

La unidad técnica es la encargada del tratamiento y el análisis de la información.

La normativa en materia de PBC y FT busca fundamentalmente proteger la integridad del sistema financiero y otros sectores de la actividad económica. Para ello, la norma busca un doble objetivo:

1. Evitar que los autores de un hecho delictivo precedente puedan utilizar los fondos obtenidos a través de la realización de ciertas operaciones o negocios, ya que la normativa impone la obligación a los sujetos obligados por la LPBC y FT a no ejecutar ninguna operación que pueda tener vinculación con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.
2. Conocer y obtener información sobre los hechos presuntamente delictivos y sus autores, autorizando a los sujetos obligados a solicitar documentación y aclaraciones sobre el cliente, su actividad y el origen de los fondos.